CONTEO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS




Que tal amigos, como todas las segundas semanas del mes en nuestro blog semanal, nos toca platicar de un tema operativo; por lo que en esta ocasión estaremos hablando acerca de conteo y administración de inventarios.

En general, sin importar el tamaño, las empresas dedican un gran número de horas y esfuerzo a contabilizar de manera adecuada su inventario físico y a validarlo contra lo que se indica en su sistema (o en su caso, en un Excel). Y es que, el no llevar un registro adecuado de nuestro inventario nos puede ocasionar una gran cantidad de problemas que involucran a una o varias áreas de la compañía; desde problemas financieros / contables como la determinación del valor del inventario hasta operativos como el no poder hacer la entrega de una orden de compra pues físicamente no se cuenta con el producto que se vendió.

Por eso, si tu empresa aún no tiene un proceso de control y manejo de inventario o si tienes problemas para llevar el control, aquí te compartimos algunos puntos que debes de tomar en cuenta para mejorar su confiabilidad:

1.     Determinar SKU y posiciones de almacenamiento

Como primer paso, para poder llevar el registro de tu inventario es muy importante que tus productos cuenten con una forma de identificación única (SKU) y que el lugar donde vayas a resguardar tus productos cuente con un nombre o número de posición.
Para la identificación única de productos, existen códigos estándar para clasificar tus productos como UPC, EAN o ISBN (hablaremos de este tema con mayor profundidad en otra edición del blog); pero también puedes asignarle un código que te sirva para identificar a cada producto.
La identificación de posiciones puede ser nomenclaturas sencillas como A1, A2, A3, etc. (hablaremos más a detalle de este tema en otra edición de nuestro blog de operaciones)
Estos dos puntos son muy importantes ya que esto te permitirá poder llevar registro de que productos tienes y en donde en los puedes localizar.
 
2.     Formalización de procesos de recibo y embarque

Como segundo paso, hay que establecer un proceso estandarizado para la recepción y envío de tus productos. Estos procesos deben de estar por escrito, actualizados y debes de asegurarte que el personal esté debidamente capacitado y que la ejecución de los procesos se haga de acuerdo con dichos procesos.
Comúnmente los procesos de un almacén incluyen: recibo, surtido, empaque, embarque y conteo.

3.     Trazabilidad
La trazabilidad es uno de los puntos más importantes. En el desarrollo de tus procesos, debes de cerciorarte que todos los movimientos de inventario (entradas, salidas, cambios de posición, altas y bajas de inventario, etc.) hayan sido documentados para su posterior revisión.
Tus registros deben de incluir por lo menos nombre del producto, SKU, cantidad, posición, fecha, nombre del operador, tipo de movimiento, número de orden de entrada/salida.
Esto te dará acceso a contar con un historial de movimientos el cual te será de gran ayuda para revisar las existencias de inventario.

4.     Conteos cíclicos

Claro esta que, si vamos a llevar un control del inventario, tenemos que realizar auditorías, llamadas conteos.
Los conteos son el proceso por el cual revisamos la confiabilidad de nuestro inventario es decir, que tengamos el producto en la posición y cantidad que se indican en nuestro sistema / Excel.
Los sistemas de inventario más utilizados son:
a.     IRA Inventory Record Accuracy: mide la exactitud del inventario a nivel pieza
b.     ILA Inventory Local Accuracy: mide la exactitud del inventario a nivel posición
c.      Military Standard: plan de calidad de aceptación de lote por muestreo

5.     Ajustes y toma de acciones preventivas y correctivas

Una vez realicemos los conteos, nuestra atención se debe de centrar en revisar aquellos casos en los que el inventario no nos cuadre. Para esto, nuestro registro de trazabilidad nos ayudará a revisar el histórico de movimientos el cuál a su vez nos ayudará a validar que sucedió con ese producto. Existe un gran número de situaciones que pueden suceder por lo cual el inventario no cuadra. Como que se hayan puesto en otra posición, se hayan enviado de más, o de menos, en un pedido a un cliente, se contó mal, etc. Lo importante es revisar cada caso, analizarlos y determinar acciones preventivas y correctivas para evitar que vuelva a suceder. Sin embargo, para que nuestro inventario en sistema sea coherente con lo físico, habrá que hacer un ajuste.
 
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